En un pasado el medio de comunicación más útil y accesible era la carta, se utilizaba tanto para aspectos relacionados con el ámbito laboral como también para el uso cotidiano. Sin embargo, este medio tenía una gran desventaja, la cual consistía en la pérdida de tiempo que demandaba el envió de la misma. Actualmente este medio ha sido totalmente sustituido por los e-mails (correo electrónico), los cuales consisten en un intercambio rápido de mensajes a través de los sistemas de comunicación electrónicos (Internet, Ethernet, entre otros).
Hoy en día los mensajes instantáneos son esenciales, debido a la velocidad con la cual se manejan las empresas y las personas dentro de este mundo globalizado.
Una de las principales ventajas que posee este medio es que acorta tanto tiempo como distancias geográficas y la velocidad con la que puede transmitirse un mensaje a un destinatario o varios a través de todo el mundo. También este medio nos brinda la posibilidad de enviar archivos que antes eran imposibles de compartir a través de una carta como por ejemplo numerosas fotografías, bases de datos, sonidos, videos, etc. Respecto al valor de enviar un correo electrónico, el costo del mismo es casi nulo ya que en la mayoría de los lugares públicos se puede encontrar un acceso a Internet gratuito. Otro aspecto positivo, es que ayuda al medio ambiente al evitar imprimir grandes cantidades de papel como se hacia en épocas anteriores.
A nivel empresa podemos ver que el correo electrónico ha contribuido a acercar las estructuras jerárquicas hasta el punto de que hoy en día es común ver al Presidente de una compañía manteniendo una comunicación escrita con todos los niveles de empleados. Este medio es aprovechado de gran manera por las grandes empresas ya que facilita mucho sus comunicaciones y permite que todas las áreas de la empresa estén comunicadas permanentemente.
Si bien este medio de comunicación parecería ser ideal y perfecto, esto no es así. Existen varias razones para justificarlo, una de ellas se debe al abuso que se ejerce sobre el mismo; con esto nos referimos a que no es utilizado exclusivamente para comunicar temas importantes y de esto surge el termino 'spam' para denominar a todos esos mails 'en cadena' que se envían diariamente sin ser relevantes para quien los recibe sino mas bien una gran molestia. Por otro lado, muchas veces se asume que al enviar un e-mail, el receptor lo lee inmediatamente y esto puede llevar a malos entendidos. Algunos casos típicos podrían ser “… ¡¿¡¿¡¿Por qué no me respondiste el mail que te mande ayer?!?!?! …” o “…Jefe le mande el informe que me había solicitado, ¿lo recibió? … No lo se Gómez, no tuve tiempo de comprobarlo. Sepa que me llegan aproximadamente 400 mails por día y no alcanzo a leerlos todos...”.
Otra desventaja que posee el e-mail es que las personas dejan de comunicarse personalmente. Muchos temas que podrían y solían ser comunicados por teléfono, en el presente no lo son. Esto ocasiona que se pierda el contacto personal con otros. Un claro ejemplo se puede ver en las celebraciones. Antes, en su cumpleaños, uno recibía llamados telefónicos o cartas de felicitaciones de parte de todos sus amigos y familiares. Pero hoy en día esto ha sido remplazado por mensajes cortos tanto a través de redes sociales como correos electrónicos. En las empresas, es común ver a empleados trabajando en la misma oficina que de todos modos se contactan vía mail.
Si bien el email tiene grandes ventajas, como hemos visto, también posee grandes desventajas. La clave esta en buscar el punto optimo en la utilización de esta herramienta. El mismo solo se conseguirá limitando su uso a las situaciones que realmente lo ameriten. De este modo, no se dejara de lado el contacto personal que es sumamente importante y al mismo tiempo se podrán aprovechar al máximo los beneficios que acarrea sin llegar al punto de que se vuelvan contraproducentes.
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